Cómo ahorrar en la oficina

Si te dedicás al home office, sos emprendedor o tenés una empresa propia, probablemente integres el grupo de quienes se desvelan pensando cómo poner bajo control los gastos vinculados a la actividad.

Así que hoy www.vil-metal.com dedicará sus tips a intentar poner ese asunto en caja para evitar que los gastos hormigas del trabajo se lleven parte de nuestra ganancia.

Lo primero que hay que aclarar es que no se trata de resignar calidad ni insumos, porque eso podría atentar contra la productividad de nuestro negocio. El foco lo pondremos en la eficiencia del uso de los recursos humanos y de los insumos.

1.- ¿Quién es quién? Cuando en un emprendimiento el equipo es chico todos los trabajadores son multitasking o, cómo se le dice de manera más criolla “todólogos”. El dilema es que cuando en ese formato no están las tareas bien asignadas hay cosas que hacen en teoría “todos”, y en la práctica “nadie”. Eso puede terminar en que el cheque no se haya ido a depositar el día que correspondía entonces no haya fondos en la cuenta y terminen corriendo dos días de gastos de intereses por descubierto. O justo cuando hay que imprimir ese trabajo para presentar sobre la hora no hay más tonner. Si bien en un negocio chico todos se encargan de todo, es más eficiente que estén claramente asignadas las tareas secundarias. Si se asigna una responsable y alguien que lo reemplace cuando no pueda llevar la tarea adelante. Ganaras en eficiencia, productividad y ahorrarán horas hombre estratégicas para el negocio.

2.- El precio no es todo. El mayorista que está a dos horas de viaje de la oficina tiene el precio de los cartuchos de impresora 20% más barato que la librería de la esquina. Pero el precio no es el único costo de la compra. Si no tiene delivery o nos cobra el envío, mejor sacar bien las cuentas porque si le cargamos el precio del envío o consideramos el costo de las horas-hombre que nos lleva hacer la compra el ahorro se puede transformar en un gran gasto. Fijate los procesos que sean eficientes, dónde podés concentrar compras, automatizarlas, y evitar costos ocultos.

3.- Con los alimentos que tienen fecha de vencimiento o una vez abiertos se desechan si no se consumen rápidamente hay que evaluar muy bien cuánto se utiliza antes de hacer la compra. El café se vence, la leche también, antes de que sirvamos el tercer cortado en nuestra oficina. Es mejor pedir al bar de la esquina un café más caro que desechar lo comprado porque no lo llegamos a utilizar. Lo mismo la gaseosa. Si no se toma más de medio litro por día el envase de 3 litros, que es más barato medido en litros será un mal gasto de bebida que vas a desechar.
En los artículos de librería se suelen dar muchos de los agujeros negros en los gastos de una pequeña (y de una gran empresa). La cadena de librerías Staples tiene sus propios consejos para ahorrar en estos ítems que acá sumamos:

4.- No te sobreestockees de papel ni de cartuchos o tonners: con el tiempo el papel se humedece y los cartuchos pueden secarse y al momento de usarlos son inutilizables. Lo mismo ocurre con los bolígrafos o marcadores.

5.- A la hora de imprimir un email o una página web, chequeá que no estés imprimiendo innecesariamente toda la cadena originaria de dicho mail o los comentarios y anexos de la página web porque vas a desperdiciar papel y tinta.

6.- Cuando imprimas un documento, configurá los márgenes de impresión y el tamaño de la tipografía de manera de no usar más hojas de las necesarias. Y si configurás tu impresora para que la calidad predeterminada de impresión sea “borrador”. Imprimirás más rápido, te consumirá menos tinta y será suficiente en la mayoría de los casos ahorrando hasta un 40% en el consumo de los insumos.

7.- Utilizá tipografías que consuman menos tinta. Por ejemplo la tipografía “Garamond” o “Courier” utilizan la mitad de tinta que la “Times New Roman”.

8.- Al momento de comprar una impresora, asesorate bien respecto del uso que le darás y de los costos de los cartuchos, tonners o fusores que deberás reponer al agotarse. Generalmente las marcas tienen diferentes ecuaciones de precios entre el valor de la impresora y el de los insumos. Es decir, la impresora más barata tiene cartuchos muy caros y el equipo se compra una sola vez, los cartuchos son lo que se repone de modo constante.