Por Carlos Nielsen*
En el mundo de las empresas, a la hora de comprar y buscar el mejor ahorro, el error más común suele ser ignorar los costos ocultos que dichos procesos de compras generan, que pueden tener una incidencia relevante en los costos finales.
Habitualmente las decisiones de compra se basan casi exclusivamente en el precio del producto. En algunos casos se ponderan otras variables tales como “la garantía”, “el plazo de pago”, “la calidad del producto”, entre otras. Pero no mucho más que eso. Lo cierto es que las compras en la oficina tienen muchos costos ocultos más allá de lo visible. Y la elección de un proveedor o de un proceso de compras, también.
Según un estudio que hicimos hace un tiempo en Staples con la compañía “The Mind Company” estos costos ocultos representan un costo adicional de entre el 30% y el 50% por sobre el precio de los productos. Y generarlmente, es más simple ahorrar dinero adoptando prácticas y procesos más eficientes, que a través de intentar conseguir “el precio más barato”. El estudio demostró que estas prácticas más eficientes generan ahorros de hasta el 20% en el gasto total.
Los costos ocultos van desde requerir espacios para “almacenamiento de mercadería”, utilización del tiempo de empleados que deben quitar el foco a sus tareas centrales, costos administrativos y logísticos, tiempo y dinero incurrido en la solución de ineficiencias o errores por elegir un proveedor o producto más “económico”, y hasta un uso inapropiado o descontrolado de productos, fruto de no tener herramientas adecuadas de autorización, control y reportes.
Por eso, nuestra sugerencia es, sin dejar de tomar al precio como una variable de decisión, tal vez la más relevante, considerar también todos estos indicadores al momento de adoptar procesos de compras en sus empresas, sobre todo cuando estamos hablando de compras no estratégicas, como lo son los útiles de oficina, donde esos costos ocultos deberían estar dedicados a procesos más estratégicos.
Consejos simples para cuidar el bolsillo en la oficina
Independientemente de este tema, adoptar ciertas prácticas en nuestro día a día pueden ayudarnos a hacer un uso más adecuado y económico de algunos útiles en la oficina. Si bien podría parecer estos consejos atentan contra nuestro negocio, ya que implicaría un menor consumo de resmas, cartuchos y toners, creemos que ayudar a nuestros clientes a ahorrar plata aumenta la probabilidad de que a ese cliente le vaya bien, siga existiendo y crezca en el futuro y en consecuencia, sigamos teniéndolo como cliente. Además, preferimos tener un cliente que confíe en nosotros y tener un vínculo de largo plazo antes que tener clientes de corto plazo al que le “enchufemos” los productos.
Algunos de estos consejos son:
• No te sobreestockees de papel ni de cartuchos o toners: con el tiempo el papel se humedece y los cartuchos pueden secarse y al momento de usarlos son inutilizables. Lo mismo ocurre con los bolígrafos o marcadores.
• No imprimas cosas si no es absolutamente necesario. Si lo hacés, hay varios consejos para tener en cuenta:
o Al momento de imprimir un email, chequeá que no estés imprimiendo innecesariamente toda la cadena originaria de dicho mail.
o Cuando imprimas un documento, configurá los márgenes de impresión y el tamaño de la tipografía de manera de no usar más hojas de las necesarias
o Reutilizá las hojas que se imprimieron por error, para imprimirlas del otro lado.
o Configurá tu impresora para que la calidad “default” de impresión sea “borrador”. Imprimirás más rápido, te consumirá menos tinta y será suficiente en la mayoría de los casos ahorrando hasta un 40% en el consumo de los insumos.
o Utilizá tipografías que consuman menos tinta. Por ejemplo la tipografía “Garamond” o “Courier” utilizan la mitad de tinta que la “Times New Roman”.
• Al momento de comprar una impresora, asesorate bien respecto del uso que le darás y de los costos de los cartuchos, toners o fusores que deberás reponer al agotarse. Generalmente las marcas tienen diferentes ecuaciones de precios entre el valor de la impresora y el de los insumos.
• Cuando compres gaseosas tené en cuenta la frecuencia de consumo. Los envases más grandes suelen ser más baratos, pero muchas veces terminamos no consumiendo la última parte del contenido porque tardamos tanto en consumirlo que al final ya no tiene gas.
• Para tu café, té y agua usá vasos y tazas propias y no descartables. Ahorrarás plata y dañarás menos al planeta.
*Director de Relaciones Institucionales de Staples Argentina
